Biên Bản Bàn Giao Công Việc Thủ Quỹ Chi tiết quy trình đóng ca và bàn giao ca lễ tân khách sạn cần thực hiện

Tính chất công việc của buổi off đòi hỏi Lễ tân phải làm thủ tục bàn giao để hạn chế tối đa sai sót trong quá trình phục vụ khách. Vậy quy trình chốt ca cụ thể như thế nào?

Nhân viên lễ tân cần bàn giao đầy đủ công việc khi hết ca

► Những việc bàn giao từ ca này sang ca khác

– Giấy bàn giao công việc lễ tân

– Tình trạng các phòng đã check-in (chờ check-in) còn lại

– Tình trạng số phòng còn lại (chờ trả phòng)

– Phòng bị khóa bởi hệ thống hoặc phòng trống

– Giao máy tại quầy lễ tân

– Bàn giao hộc (bàn) lưu tin nhắn, thư từ của khách

– Bàn giao số tiền đang lưu thông trong ngày

– Tình trạng văn phòng phẩm lễ tân

– Những vấn đề cần quan tâm tiếp theo

– Mọi thông tin lưu ý được ghi lại trong ca làm việc

► Quy trình bàn giao ca – chuẩn bị bàn giao ca

• Lấy một cuốn sổ và mở ra trang viết cho ngày hôm đó

• Xem tất cả các ghi chú trong sổ tay – đánh dấu hoàn thành là xong

• Kiểm tra chéo các bàn để chuyển ca và ghi lại các biện pháp phòng ngừa khi bàn giao quầy lễ tân sau khi chuyển ca

• Cập nhật trạng thái về các vấn đề sắp tới

• Tất cả các khiếu nại chưa được giải quyết từ ca hiện tại phải được bàn giao cho ca tiếp theo – đánh dấu các khiếu nại bằng bút màu để theo dõi

• Xem các phòng trả phòng còn lại

• Nhận phòng vào thời gian cụ thể

• Tiếp tục theo dõi Đặt phòng hoặc Thư ký đặt phòng về tình trạng của đặt phòng nếu hoặc khi khách đã đến

• Đảm bảo rằng không có vật phẩm hoặc gói hàng nào không được khai báo được lưu trữ tại quầy lễ tân

• Bàn giao tiền cho người tiếp theo quản lý

• Kiểm tra ngăn kéo/bàn để tìm tin nhắn và thư từ để đảm bảo rằng tin nhắn và thư từ khách hiện tại được chuyển giao rõ ràng.

• Kiểm tra kỹ các ngăn kéo để biết thông tin/fax/mục và thẻ đăng ký còn lại để đảm bảo có hướng dẫn chính xác

• Kiểm tra văn phòng phẩm tại quầy lễ tân để đảm bảo đầy đủ cho ca sau

• Kiểm tra tình trạng các phòng bị khóa và phối hợp với bộ phận dọn phòng – đảm bảo các phòng đã sẵn sàng

• Kiểm tra tính khả dụng – đảm bảo rằng chúng có thể bị khóa

• Cập nhật tình trạng phòng bẩn với Housekeeping

• Khi lớp cần theo dõi, mang vở về văn phòng trước bàn giao cho lớp sau.

• Tất cả thành viên của ca hiện hành và ca tiếp quản phải có mặt tại văn phòng để bàn giao công việc

Lễ tân cần kiểm tra kỹ việc thanh toán khi tan ca

► Quá trình thay ca

Khoảng 15 phút trước khi bắt đầu ca mới, người phụ trách lễ tân và ca sau sẽ được bàn giao tại quầy lễ tân hoặc bộ phận lễ tân:

• Lớp trưởng nên đọc to những điểm chưa hoàn thành trong vở cho các thành viên trong lớp nghe và giải thích rõ ràng, chi tiết từng điểm

• Người có trách nhiệm bàn giao những phàn nàn của khách chưa được giải quyết đã được ghi vào sổ

• Lễ tân kiểm tra tờ rơi trước cho người phụ trách ca sau ca – trước ca

• Ca hiện tại sẽ cập nhật thông tin về phòng sắp nhận cho ca tiếp nhận – lễ tân sẽ tiếp tục thông báo về phòng khóa, phòng sạch

• Ca đầu tiên sẽ bàn giao tất cả các vật dụng bên ngoài quầy lễ tân, chẳng hạn như tủ đựng thư, cùng với văn phòng phẩm

Khi làm thủ tục trả phòng và bàn giao, nhân viên lễ tân và nhân viên không trực phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình của khách sạn. Đặc biệt chú ý đến việc kiểm đếm cẩn thận tiền và các vấn đề chưa được giải quyết của khách để đảm bảo sự yên tâm của khách.

Bỏ lỡ.Nụ cười

10+ tình huống thường gặp khi check in tại quầy lễ tân khách sạn