Budget là gì? Cách lập Budget Plan hiệu quả

Budget là gì? Ngân sách cá nhân hay ngân sách doanh nghiệp là một bản tóm tắt chi tiết về thu và chi được dự báo trong một khoảng thời gian xác định, được theo dõi thường xuyên theo tháng, theo chiến dịch. Bằng cách này, ngân sách là một công cụ hữu ích để giúp đạt được mục tiêu tài chính của những doanh nghiệp.

1. Budget là gì?

Budget (ngân sách) là một kế hoạch tài chính cho các hoạt động có trong tương lai, có thể là kế hoạch định hướng cá nhân hoặc cũng có thể là tầm nhìn tương lai của doanh nghiệp. Ngân sách theo hoạch định chi tiêu có thể giúp bạn tìm hiểu rõ nét chi phí đầu vào, ra cá nhân, từ đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, ngân sách được sử dụng trong kinh doanh thường có trong bản cân đối kế toán, danh sách doanh thu chi tiết, ngân sách đầu ra & vào, ngân sách sản xuất, ngân sách cho từng bộ phận của công ty, ngân sách tiền mặt, ngân sách chi tiêu vốn và các khoản khác. Sự kết hợp của tất cả ngân sách được gọi là ngân sách tổng thể hoặc kế hoạch lợi nhuận của công ty.

Ngân sách giúp quản lý quyết định hoạt động nào sẽ thực hiện và cách thức sử dụng tài nguyên của công ty. Nếu báo cáo thu chi trong ngân sách và bảng cân đối kế toán từ ngân sách tổng thể không được chấp nhận, quản lý có thể thực hiện các thay đổi cần thiết trước khi thực sự được bắt đầu.

Budget là gì

Budget là gì? Mục đính của việc xây dựng Budget ?

2. Mục đích của việc xây dựng budget

Budget sẽ dự tính các khoản thu chi cho một dự án của doanh nghiệp. Thông thường, budget sẽ được sử dụng với mục đích.

  • Quản lý thu chi trong một khoảng thời gian cụ thể
  • Xác định và điều chỉnh những thứ cần thiết
  • Tạo cơ sở minh bạch trong việc quản lý trách nhiệm của những bên có liên quan
  • Budget đối với các nhà tài trợ thì sử dụng với mục đích khác một chút, budget sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn công việc của doanh nghiệp hơn và qua đó có căn cứ để tài trợ.
  • Doanh nghiệp lập kế hoạch sử dụng vốn như thế nào.
  • Nguồn thu khác hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp.
  • Chi tiêu của doanh nghiệp có tương ứng với hoạt động hay không.
  • Budget có tuân thủ quy định sử dụng vốn không.
  • Chi phí vận hành chiếm tỉ lệ bao nhiêu % trong dự toán.
  • Các yếu tố tác động đến Budget.

budget là gì

Mục đích của việc xây dựng budget là gì?

3. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến ngân sách?

Bảng cân đối kế toán (balance sheet), báo cáo kết quả kinh doanh (income statement) và báo cáo lưu chuyển tiền tệ (statement of cashflow) là ba bản báo cáo tài chính cần thiết nhất khi lập ngân sách nhằm giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể và toàn diện nhất về tình trạng tài chính của toàn doanh nghiệp.

  • Bảng cân đối kế toán dự đoán tài sản của doanh nghiệp, các khoản phải trả cũng như vốn cổ đông vào cuối kỳ kế toán. Thông qua bảng cân đối này, lãnh đạo và quản lý có thể nhận thấy ngay những khoản có dấu hiệu báo động (ví dụ như các công nợ xấu).
  • Báo cáo kết quả kinh doanh (hay còn gọi là báo cáo lãi lỗ, profit and loss statement) thể hiện lợi nhuận và các loại phí tổn dự kiến. Các nhà đầu tư cũng như bên cho vay thường xem xét báo cáo này nhằm đánh giá tình trạng tài chính của một doanh nghiệp trước khi quyết định đầu tư. Chính vì vậy mà mọi số liệu thể hiện trên bảng báo cáo này cần phải hợp lý và tuân thủ theo tiêu chuẩn kế toán.
  • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phân tích dòng tiền ra vào trong doanh nghiệp. Thông thường các khoản tiền mặt được liệt kê vào một trong ba nhóm: vận hành, tài chính và các hoạt động đầu tư. Mục tiêu là nhằm phân loại tất cả giao dịch bằng tiền mặt và duy trì đủ lượng tiền nhận vào để hỗ trợ các hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

4. Lợi ích của việc lập ngân sách

Suy cho cùng, có một kế hoạch ngân sách rõ ràng sẽ thúc đẩy các lãnh đạo phải có dự tính trước cho tương lai, suy tính và hoạch định hướng phát triển cho doanh nghiệp sau này.

Nhằm hoàn chỉnh bản ngân sách tổng thể, từng bộ phận cần đệ trình ngân sách cho toàn bộ dự kiến của họ. Như đã đề câp ở bên trên, ngân sách của bộ phận A sẽ phần nào đó ảnh hưởng đến ngân sách của bộ phận B. Vì vậy, doanh nghiệp nên khuyến khích hợp tác và giao tiếp giữa các bộ phận nhằm tăng tính minh bạch.

Hiệu suất thực tế cũng cần được so sánh với ngân sách dự kiến. Những dao động giữa các số liệu sau đó cần được xem xét, nghiên cứu và phân loại vào một trong hai nhóm “có thể kiểm soát được ” và “không thể kiểm soát được” nó sẽ giúp bạn nhìn rõ hơn tình trạng hiện tại và đề ra giải pháp phù hợp cho mọi vấn đề đê giải quyết nhanh gọn nhất có thể.

Một ngân sách được thực hiện phải thông qua sự hợp tác, giao tiếp chặt chẽ sẽ giúp nhân viên bạn hiểu rõ hơn những mục tiêu ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, khuyến khích mọi người cùng tham gia vào quy trình và duy trì gắn kết giữa các cá nhân, bộ phận trong lúc chờ xét duyệt và so sánh ngân sách dự kiến với thực tại.

Ngân sách đảm bảo những tài nguyên khan hiếm được phân bổ vào đúng nơi đúng chỗ nhằm hỗ trợ chiến lược của doanh nghiệp.

5. Bất lợi của việc lập ngân sách

Tuy cần thiết nhưng ngân sách vẫn có những bất cập đáng kể những cũng không ảnh hưởng tới doanh nghiệp là mấy.

Đầu tiên chính là quy trình lập ngân sách đặc biệt hao tốn rất nhiều thời gian. Thêm vào đó, đa số ngân sách đều được lập dựa trên suy đoán, chính vì thế mà độ chuẩn xác của ngân sách thường không cao. Trừ khi bộ phận quản lý có thể điều chỉnh ngân sách ngay khi cần thiết, quản lý bộ phận sẽ vẫn phải tiếp tục vận hành dựa trên những suy đoán không chuẩn xác ban đầu.

Trong một số trường hợp, quản lý sẽ cố tình đề xuất một mức lợi nhuận rất thấp nhưng lại phóng đại các khoản phí nhằm nhận được mức dao động có lợi cho họ hơn khi so với tình hình thực tế.

Một vấn đề phổ biến chính là ngân sách hằng năm của công ty thường được dùng như một cách để đánh giá hiệu suất làm việt nhân viên. Nếu một bộ phận không đạt được kết quả mong muốn như trong ngân sách đề xuất, họ sẽ bị đánh giá là hoạt động không hiệu quả, dễ dẫn đến chán nản và suy giảm đạo đức nghề nghiệp.

Đáng nói là trọng tâm chủ yếu của việc lập ngân sách là phân bổ các nguồn tài chính sao cho hợp lý. Chính vì vậy cũng khiến doanh nghiệp lơ là các lĩnh vực quan trọng khác cũng góp phần làm nên thành công cho doanh nghiệp chính là quản lý chất lượng sản phẩm và chăm sóc khách hàng.

6. Làm thế nào để lên kế hoạch tài chính hiệu quả

Ngân sách được thiết kế tốt nhất sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu và đạt được sự độc lập về tài chính mà không phải hy sinh tất cả những thú vui của cuộc sống. Có 1 kế hoạch ngân sách hiệu quả sẽ giúp bạn:

  • Đạt được mục tiêu: Giữ tài chính của bạn phù hợp với những hoạch định hướng cá nhân.
  • Sử dụng tiền hiệu quả: Đảm bảo bạn không tiêu tiền vào việc mà bạn không cần.
  • An toàn tài chính: Cuộc sống sẽ tràn ngập những điều bất ngờ. Việc phù hợp về mặt tài chính sẽ mang lại lợi ích cho bạn khi các tình huống không lường trước được phát sinh.
  • Xác định thói quen bất lợi: Chi phí phải nhỏ hơn thu nhập. Có ngân sách sẽ giúp bạn biết khi nào chi phí lớn hơn thu nhập của bạn và chi phí sẽ tăng lên bao nhiêu. Điều này có thể giúp bạn khắc phục một số hành vi tài chính bất lợi.

Một Marketer giỏi cần phải biết lên kế hoạch phân bổ nguồn lực chi tiêu sao cho hợp lý và các kế hoạch mục tiêu cho năm tới, tất cả đều liên quan đến tài chính và ngân sách. Một số Marketer trong ngành đôi khi thường bỏ qua phần ngân sách bởi nghĩ rằng phòng tài chính sẽ có những quyết định đúng đắn và phù hợp rồi. Đó thực sự là một suy nghĩ sai lầm nếu bạn muốn trở thành một Marketer giỏi. Dưới đây là cấu trúc cơ bản của quy trình hoạch địch tài chính đã được kiểm chứng và đều được sử dụng bởi những tổ chức có hiệu suất cao trên thế giới hay nói cách khác là cách để đạt được hiệu quả Budget hoàn hảo là gì?

1. Khi nhận được mục đích chi tiêu ngân sách từ các cấp lãnh đạo, đội vận hành Marketing cần phải thảo luận và đưa ra kế hoạch ngân sách phù hợp cho tháng tiếp theo, hoặc cho bất kỳ một chiến dịch nào .

2. Team Marketing cần phải liệt kê ra tất cả những hoạt động mà doanh nghiệp cần thực thi trong  tháng tiếp theo, hoặc theo năm, cùng với chi phí dự tính mà doanh nghiệp cần phải bỏ ra để thực hiện. Sau đó, xếp tất cả vào thành các nhóm. Đừng quên cân nhắc những hoạt động và cam kết Marketing chưa hoàn thành. Sau đó tổng hợp chúng lại, và thêm những điểm này vào một phần ngân sách marketing của năm sau. Hãy nhớ luôn để  lại khoảng 10-15% ngân sách dự phòng.

3. Khi bạn rút ngắn danh sách chỉ còn những mục mà bạn tin là phù hợp với mục chi tiêu, bắt đầu bổ sung thêm chi tiết với ngân sách bằng một số hệ thống, nền tảng phù hợp (công cụ quản lý hiệu suất Marketing hoặc Excel). Ghi lại tất cả thông tin về những đầu việc bạn cần báo cáo như đại lý, đối tượng mục tiêu, dòng sản phẩm, khu vực, chiến dịch CRM…

Bạn cần có mục tiêu cho ngân sách của mình

Budget là gì? – Bạn cần có mục tiêu cho ngân sách của mình

4. Đánh giá từng ngân sách xem nó có liên kết trự tiếp với mục tiêu của bạn không? Đây là giai đoạn bạn cần trả lời các câu hỏi như ta có thể lấy phần nào và bỏ đi phần nào? Quyết định này sẽ có ảnh hưởng như thế nào đến dự án của bạn?

5. Gửi bản ngân sách để được duyệt nội bộ. Sau khi được cấp cao hơn duyệt, bạn vẫn cần cân nhắc trao đổi liên tục để hoàn thiện ngân sách.

6. Trong quá trình điều chỉnh, bản ngân sách sẽ liên tục được trao đổi giữa các Marketer trực tiếp làm ngân sách đó và lãnh đạo của họ làm như thế nào cho đúng .

Chu kỳ hai tuần phổ biến như sau: hai tuần để xác định kế hoạch ban đầu, hai tuần nữa để duyệt lần đầu, hai tuần tiếp nữa để điều chỉnh,… Trung bình, quy trình đầy đủ sẽ ngốn khoảng hai tháng dù thời gian đó có thể thay đổi, đặc biệt là nếu cần sự đồng thuận bởi cả ban Quản lý dự án.

Lập kế hoạch ngân sách Marketing hiệu quả cần thời gian rõ ràng. Bạn nên bắt đầu quy trình này 3-6 tháng trước năm tài chính đó để các đội Marketing khác có nhiều thời gian để xác định kế hoạch chiến thuật.

7. Khi lãnh đạo marketing xem xét bản kế hoạch ngân sách, họ luôn yêu cầu tính:

  • Tuân thủ: Các đội marketing đã lên kế hoạch theo cách mà họ cần làm hay chưa? và họ có hoàn thành đúng hạn hay là không? Ngân sách của họ có liên kết với mục tiêu mà nó được đầu tư hay không?
  • Hiệu suất: Lãnh đạo marketing sẽ dành nhiều thời gian để phân tích ý định sử dụng ngân sách của mỗi đội. Họ sẽ đặc biệt chú ý đến liệu những đầu tư marketing được đề ra này có hỗ trợ mục tiêu kinh doanh có thật sự thỏa đáng không?

8. Khi được sự đồng tình của ban lãnh đạo, doanh nghiệp có thể bắt tay vào thực hiện những kế hoạch tài chính đã được đưa ra

Kết luận

Như vậy trên đây là những kiến thức mà LADIGI chia sẻ về Budget là gì? Hãy bắt đầu sớm, thường xuyên phân tích và nhớ rằng đây là một phần của việc bạn thực hiện Marketing để bạn có thể tạo ra những hoạt động marketing chất lượng nhất.

Nguồn: Tổng Hợp

Có thể bạn quan tâm
x