Chìa Khóa Tuyệt Sắc Liên Quân Quy trình giao nhận – bảo quản chìa khóa phòng khách lưu trú và hướng xử lý trường hợp nhận hộ khóa phòng

Để khách có thể vào phòng, cần có chìa khóa phòng để mở cửa. Vậy quy trình giữ chìa khóa phòng trọ-phòng khách được tiến hành như thế nào?

► Khách sạn sử dụng loại khóa phòng nào?

– chìa khóa kim loại truyền thống

Hiện nay một số khách sạn nhỏ vẫn sử dụng hệ thống khóa kim loại. Loại chìa khóa này tuy rẻ nhưng nhược điểm là cồng kềnh, dễ mất, dễ gãy và đôi khi gây phiền hà cho khách vì khó mở cửa. Ngoài ra, số phòng của khách thường được treo trên chìa khóa kim loại, kẻ trộm sau khi phát hiện có thể đột nhập vào lấy trộm tài sản. Để hạn chế nguy cơ mất an toàn, nhân viên lễ tân nên khuyến khích khách để lại chìa khóa phòng tại quầy lễ tân trước khi rời đi.

phím kim loại có thể không an toàn

– chìa khóa điện tử

Do sự tiến bộ vượt bậc của công nghệ, ngày càng có nhiều khách sạn giới thiệu khóa điện tử như thẻ tín dụng. Hệ thống khóa điện tử được lập trình tại quầy lễ tân và kết nối với phần mềm quản lý của khách sạn. Khi khách nhận phòng, lễ tân cài khóa cửa phòng, nhận mã thẻ phòng. Thẻ phòng nào thì chỉ mở được cửa phòng đó. Mã thẻ khóa sẽ bị hủy khi trả phòng.

Ưu điểm của thẻ phòng điện tử là sau khi mất thẻ phòng, khách sạn không cần thay chìa khóa mới. Bởi vì khi mã khóa phòng mới được thiết lập, mã thẻ sẽ không còn hiệu lực. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt thời gian sử dụng thẻ, vì vậy khách không phải lo lắng về việc nhận phòng quá giờ, không thanh toán ngoài giờ, nhân viên trộm cắp hoặc gian lận và các vấn đề khác.

Tuy nhiên, chi phí trang bị hệ thống khóa điện tử và các thiết bị hỗ trợ thường cao hơn nhiều so với khóa cửa kim loại truyền thống. Và chi phí vận hành hệ thống cũng khá đắt đỏ.

Ngày càng nhiều phòng khách sạn sử dụng thẻ khóa điện tử

► Quy trình bàn giao chìa khóa phòng cho khách lưu trú

Sau khi hoàn tất thủ tục nhận phòng khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ giao chìa khóa phòng cho khách. Quá trình này hoạt động như sau:

– Thông báo số phòng cho khách (vui lòng nói nhỏ nhẹ vì khách có thể không muốn bị làm phiền và để đảm bảo an toàn)

– Giao chìa khóa/thẻ cho khách lưu trú để mở cửa

– Vui lòng giữ chìa khóa/thẻ chìa khóa an toàn và gửi lại cho quầy lễ tân khi bạn ra ngoài

► Nhận và trả chìa khóa phòng của khách

Khi khách lưu trú trong khách sạn thường ra ngoài tham quan, vui chơi hoặc đi công tác, nếu lấy chìa khóa phòng khách sạn ra sẽ rất bất tiện. Vì vậy, bộ phận lễ tân thường khuyên khách gửi lại chìa khóa tại quầy để đảm bảo an toàn cho khách và khách sạn. Công việc thu và trả chìa khóa phòng cho khách như sau:

– Nhận chìa khóa từ khách

+ Chào hỏi khách hàng và đề nghị giúp đỡ

+ Nhận và đặt chìa khóa/thẻ khóa phòng khách tại địa điểm quy định

Khi lấy chìa khóa phòng cho khách, lễ tân cần để chìa khóa đúng nơi quy định, tránh nhầm lẫn, thất lạc (Ảnh: Belle Maison Parosand Đà Nẵng)

– Trả lại chìa khóa cho khách

+ Chào đón khách và hỏi họ tên và số phòng

+ Lấy thẻ chìa khóa phòng của khách để kiểm tra

+ Trả chìa khóa cho khách

► Khách đến lấy chìa khóa phòng khách – xử lý thế nào?

– Khách đến quầy lễ tân tự xưng là người quen hoặc người thân của khách và yêu cầu đưa chìa khóa phòng. Trong trường hợp này, nhân viên lễ tân cần thông báo rõ cho khách những quy định của khách sạn, tuyệt đối không được đưa chìa khóa phòng cho khách khi chưa được sự ủy quyền của khách đang lưu trú trên phòng. .

– Khách có giấy ủy quyền của khách thuê phòng tại khách sạn thì đến quầy lễ tân xin chìa khóa phòng. Khi đó, lễ tân cần kiểm tra kỹ giấy ủy quyền và đối chiếu chữ ký của khách trên đó với chữ ký lúc nhận phòng. Và đề nghị khách cho mượn giấy tờ tùy thân để ghi các thông tin cần thiết – và yêu cầu khách gọi điện cho người thuê để xác nhận. Trước khi giao chìa khóa cho khách, bộ phận lễ tân cần thông báo cho người giám sát trực và xin hướng dẫn xử lý.

(theo lễ tân GT)

6 Các loại và chức năng cụ thể của chìa khóa khách sạn