Mẫu Hóa Đơn Thanh Toán Tiền Phòng Khách Sạn Quy trình thanh toán cho khách lễ tân khách sạn cần biết

Thanh toán cho khách hàng trong quá trình Kiểm tra khách sạn.với sự chào đón và đăng ký vào Khách, thanh toán và chia tay cũng là công việc quan trọng Lễ tân khách sạn cần phải biết. Đoạn văn này, Hoteljob.vn hãy chia sẻ Quy trình thanh toán của khách hàng cho thông tin của bạn!

Chuẩn bị trước khi thanh toán

Theo danh sách khách chuẩn bị trả phòng, khi khách rời phòng và yêu cầu trả phòng tại quầy lễ tân, nhân viên lễ tân sẽ thực hiện một số công việc chuẩn bị trước khi trả phòng, ví dụ: Sau:

• Xác nhận trả phòng với khách
• Thông báo cho khách kiểm tra bộ phận liên quan và yêu cầu kiểm tra
• Chuẩn bị hồ sơ thanh toán, bao gồm: phiếu đăng ký khách sạn; thư xác nhận đặt phòng; hóa đơn, dịch vụ chưa thanh toán của khách hàng và giấy nhận nợ (nếu có); phiếu chuyển phòng (nếu có); phiếu thanh toán trước của khách (nếu có); số thẻ tín dụng; Hóa đơn thông thường (kèm theo hóa đơn cá nhân); cảm ơn bạn đã gửi thư từ người quản lý khách sạn.

ghi chú: Tất cả các chứng từ, hóa đơn nêu trên được xếp vào bộ hồ sơ thanh toán đứng tên khách hàng và để gọn trong ngăn tủ để tiện lấy khi cần.

Quy trình thanh toán của khách hàng

• Lời khuyên khi chào đón khách hàng và yêu cầu sự giúp đỡ
• Nhận yêu cầu thanh toán từ khách hàng
• Hỏi tên khách và số phòng
• Tra cứu hồ sơ thanh toán và xác nhận thông tin với khách hàng
• Yêu cầu khách sử dụng bất kỳ dịch vụ bổ sung nào tại khách sạn trong thời gian lưu trú
• Chuyển tiền và yêu cầu khách hàng kiểm tra bảng tổng hợp phí
• Thông báo cho bộ phận buồng về tình trạng trả phòng của khách và yêu cầu kiểm tra.
• Nhập chi phí còn lại (nếu có) vào bảng tổng hợp chi phí
• Gửi bản tóm tắt chi phí cuối cùng cho khách hàng để kiểm tra lại
• Xử lý các thủ tục thanh toán cho khách hàng:

Nếu là khách lẻ:

Hỏi về phương thức thanh toán. Nhiều khách sạn có viết tắt phương thức thanh toán như POA (Tài khoản riêng của Pax) hoặc DBA (Đại lý thanh toán trực tiếp).

+ Cho biết tổng số tiền khách phải thanh toán (nếu có sau khi trừ tiền đặt cọc)

+ Lập hóa đơn thanh toán

+ thanh toán

+ Chuyển hóa đơn cho khách hàng đối chiếu và xin chữ ký

+ Đóng dấu “ĐÃ THANH TOÁN” vào hóa đơn khách đã thanh toán và bàn giao cho khách. Gửi thư cảm ơn từ khách sạn (nếu có)

+ Lấy chìa khóa phòng và trả lại ID cho khách

+ Trả lại đồ trong két cho khách (nếu có)

hình ảnh nguồn webcủa

Trường hợp khách đoàn:

+ Hình thức hỏi giá tour: đoàn, lẻ

+ Tạo hóa đơn

+ Vui lòng kiểm tra, ký và lưu hóa đơn cho trưởng đoàn/hướng dẫn viên/khách

+ Trả hóa đơn đã thanh toán cho khách hàng

+ Hóa đơn chưa thanh toán: Nếu hóa đơn do công ty thanh toán thì ký xác nhận với khách hàng và lưu lại để công ty thanh toán, các hóa đơn còn lại khách hàng thanh toán

+ Giao hóa đơn còn lại (nếu có) cho khách hàng.

+ Nhận lại chìa khóa và trả lại giấy tờ tùy thân, đồ đạc bên trong két (nếu có) cho trưởng đoàn/hướng dẫn viên/khách

• Hỏi khách về các dịch vụ của khách sạn
• Giúp khách hàng tìm thấy phương tiện vận chuyển họ cần
• Đưa thẻ trả phòng đã thanh toán cho người khuân vác
• Tạm biệt khách hàng, chúc may mắn, tạm biệt
• Hoàn thiện hồ sơ thanh toán và thay đổi tình trạng phòng
• Gửi hồ sơ thanh toán cho phòng kế toán.

ghi chú: Nhiều trường hợp khách không biết giá phòng của khách sạn là bao nhiêu để không ảnh hưởng đến bên thứ ba như các công ty lữ hành (chỉ có trưởng đoàn hoặc hướng dẫn viên mới được ký vào hóa đơn) hoặc có hoa hồng hoặc niêm yết giá. Nhân viên lễ tân hay thu ngân cần hết sức cảnh giác và xử lý khéo léo những tình huống này.

Một số hóa đơn, chứng từ lễ tân khách sạn cần biết

mẫu đặt phòng khách sạn

mẫu xác nhận đặt phòng

Mẫu hóa đơn ghi nợ dịch vụ khách sạn

Sổ kế toán lễ tân

hóa đơn dịch vụ nhà hàng khách sạn

Hóa đơn thanh toán dịch vụ tiêu dùng

Hóa đơn thanh toán chung

…

xem thêm: 3 Việc Lễ Tân Cần Làm Sau Khi Khách Trả Phòng Khách Sạn

củaHi vọng qua bài viết này, các bạn có thể nắm được quy trình thanh toán chuẩn của khách, để hoàn thiện quy trình thanh toán hiện tại và giảm thiểu tổn thất do sai sót cho khách sạn.ứng viên Tìm việc làm lễ tân? Đồng thời chú ý tìm hiểu quy trình thanh toán để phục vụ tốt hơn cho công việc sau này.

Bỏ lỡ.Nụ cười