Quản lý kho là gì ? Giải pháp quản lý kho là gì ?

Quản lý kho là một công việc rất vất vả cho người chủ shop và nhân viên bán hàng, thu ngân. Khi cửa hàng, doanh nghiệp ngày càng phát triển thì số lượng hàng hóa trong kho cũng ngày càng tăng cao. Quản lý kho thế nào để hàng hóa bán ra – nhập vào không bị nhầm lẫn, thất thoát?

Dưới đây sẽ là những kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả được LADIGI.VN tổng hợp dành riêng cho các chủ shop, hy vọng sẽ phần nào giúp bạn có những cách thức quản lý kho hàng hiệu quả hơn trong lĩnh vực kinh doanh của mình.

Hầu hết mọi người đều rất sợ từ “tồn kho”. Bởi vì hàng hóa trong kho là rất nhiều nên nếu không biết cách quản lý khoa học thì rất dễ gặp phải những sai lầm về quản lý kho hàng.

Không ít chủ shop kêu ca sau vài tháng hoạt động: “Tôi không thể nào khớp chính xác giữa số hàng tồn trong kho và số hàng đã bán đi.” hay “Sao hàng này bán chậm thế mà tồn kho lại còn ít như thế này?”. Tình trạng hỗn loạn này hoàn toàn có khả năng xảy ra nếu shop không thường xuyên cân đối kho để tính toán nhập – xuất – tồn kho hàng.

Một quy trình quản lý hàng tồn kho đơn giản giúp giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa công đoạn kiểm soát số lượng hàng còn lại trong kho. Dịp cuối năm này cũng là dịp các doanh nghiệp xả hàng tồn kho và đưa ra các chương trình khuyến mãi hấp dẫn. Và đây cũng chính là thách thức cho doanh nghiệp về vấn đề quản lý kho hàng sao cho hiệu quả. Áp dụng ngay các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất dưới đây xem sao nhé!

1. Quản lý kho là gì?

1.1. Khái niệm hàng tồn kho

Trước khi muốn hiểu quản lý kho là gì thì chúng ta cần biết khái niệm thế nào là hàng tồn kho.

Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất,… Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, do đó cần phải có các cách quản lý hàng tồn kho phù hợp.

1.2. Vậy quản lý kho là gì?

Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập – xuất – tồn kho, chuyển kho,… Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Hoạt động quản lý kho liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình Sản xuất – Cung cấp – Phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông hàng hóa và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

2. Tại sao cần quản lý kho hàng?

Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.

Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp.

Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được.

Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít”. Nhiệm vụ của quản trị tồn kho là phải trả lời được 2 câu hỏi: Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu? và Khi nào tiến hành đặt hàng?

2.1. Tránh thất thoát hàng hóa

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá.

Tình trạng nhân viên gian lận xảy ra khá phổ biến tại nhiều cửa hàng. Việc nhân viên “quen tay” nhiều lần không chỉ khiến các nhân viên khác chịu oan uổng, văn hóa cửa hàng đi xuống, mà còn gây thiệt hại cho chính chủ cửa hàng. Vì vậy, việc quản lý kho minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối đa thói “táy máy” của nhân viên kho và nhân viên bán hàng.

Bên cạnh đó là những tổn thất do trượt giá, đối với nhiều cửa hàng bán lẻ hàng công nghệ như điện máy, đồ gia dụng,… hàng hóa rất nhanh bị “lỗi mốt”, bị thay thế và trượt giá. Một chiếc smartphone mới trình làng có thể xuống giá vài triệu/chiếc chỉ trong một tuần.

Mặc dù thường được nhà cung cấp hỗ trợ mức giá tốt nhất, nhưng lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnh hưởng lớn bởi trượt giá. Vì vậy, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

2.2. Giảm chi phí trong quản lý kho

Tiết kiệm hàng hóa, nguyên vật liệu

Hàng hóa /nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Việc này sẽ gây ra tổn thất không nhỏ cho cửa hàng. Tuy nhiên, nếu hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì cửa hàng sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.

Tiết kiệm chi phí lưu kho

Phí lưu kho thường không cố định mà nó phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Hàng tồn kho càng lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, cửa hàng phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên.

Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.

Tiết kiệm chi phí mua hàng

Tồn kho lớn là điều chẳng chủ cửa hàng nào mong muốn. Mỗi đồng vốn bỏ ra đều được kỳ vọng sẽ mang lại mức lợi nhuận cao nhất. Nếu vốn không sinh lời, tức là vốn “chết”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai mục đích, lãng phí, thậm chí là phải bỏ đi.

• Đối với các siêu thị/cửa hàng điện máy/shop quần áo, nhập nhiều những sản phẩm khó bán, không được khách hàng ưa chuộng, lại dễ lỗi mốt, thì khả năng bán lỗ hoặc bỏ đi là rất lớn.
• Đối với nhà hàng/tiệm café/quán ăn, quản lý kho chính là quản lý nguyên vật liệu và nghiệp vụ này vô cùng cần thiết. Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhập hàng mỗi ngày, xác định lượng nguyên liệu tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/ đông lạnh để dự trữ, hạn sử dụng của nguyên trong kho, nguyên liệu nào sắp hết hạn sử dụng,…

Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả

Đối với nhà hàng, khi đã dự trù được số lượng món ăn sẽ bán trong ngày/tuần/tháng, định lượng được mỗi món ăn cần bao nhiêu nguyên liệu, số lượng từng loại nguyên liệu là bao nhiêu, nhà hàng sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc mua hàng.

Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp nhà hàng chủ động và dễ dàng xác định số lượng hàng hóa và chi phí nhập hàng mỗi ngày, tránh được những khủng hoảng hàng hóa không đáng có do cạn kiệt nguồn hàng.

2.3. Tăng doanh thu nhờ quản lý kho hiệu quả

Vấn đề về nguyên liệu và hàng hóa của các cửa hàng là thừa thì lãng phí mà thiếu thì thất thoát doanh thu, ảnh hưởng đến năng suất bán hàng, làm mất khách và khiến cửa hàng trở nên thiếu chuyên nghiệp.

Kiểm kho thường xuyên giúp bạn nhanh chóng biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, cửa hàng sẽ tối ưu được doanh thu và lợi nhuận.

2.4. Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động là gì?

Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của các cửa hàng trong ngắn hạn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của cửa hàng, chi cho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, cửa hàng sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh.

Hàng hóa trong kho – Bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Nếu hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, sẽ giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn. Cụ thể như sau:

Dự trù lượng vốn lưu động vừa khít

Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều cửa hàng có ngân sách tài chính thấp.

• Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động.
• Nghiệp vụ định lượng nguyên vật liệu và báo giá vốn mỗi món ăn/thức uống đối với mô hình nhà hàng/tiệm café giúp cửa hàng chủ động đưa ra lượng vốn phù hợp. Cửa hàng chỉ cần nhân chi phí cho 1 món ăn/thức uống với số lượng sẽ bán trong ngày/tuần/tháng.
• Nghiệp vụ quản lý kho sẽ chỉ ra loại hàng hóa còn tồn nhiều, để chủ cửa hàng đưa ra chiến lược kích cầu bằng cách giảm giá, khuyến mãi. …

Thay vì phải lên ngân sách vốn cho 1 tháng/1 quý, chủ cửa hàng có thể dự trù khít hơn bằng cách khai thác triệt để dòng tiền vào.

Ví dụ: Nhân viên nhà hàng có thể gợi ý món cho khách, tung ra các combo hoặc khuyến mãi các món ăn được chế biến từ nguyên liệu tươi còn nhiều trong kho.

Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động

Thời gian quay vòng vốn lưu động là thời gian luân chuyển một lượng vốn lưu động nhất định để đảm bảo hoạt động kinh doanh của cửa hàng diễn ra bình thường. Thay vì phải lên kế hoạch tài chính để mua hàng trong 1 quý, người quản lý có thể rút ngắn thời gian và lượng vốn lưu động xuống 1 tháng hoặc 2 tháng.

Điều này đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ mức doanh thu bán hàng, tình hình hàng tồn kho, loại hàng nào trong kho có nhà cung cấp ổn định (về giá cả, chất lượng và số lượng). Rõ ràng, việc chủ động quản lý kho sẽ làm giảm bớt áp lực cho đồng vốn lưu động.

3. Cách quản lý kho hàng hiệu quả cho các cửa hàng bán lẻ

Quản lý hàng tồn kho không chỉ đơn giản là nhập – xuất hàng hóa. Bạn phải biết mua những gì, mua khi nào và mua số lượng bao nhiêu. Bạn cũng cần phải theo dõi hàng tồn kho và làm thế nào để duy trì mức độ tồn kho tối ưu nhất.

Dưới đây là 15 kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức cũng như chi phí cho việc quản lý hàng hóa.

3.1. Thiết lập kho ở khu vực dễ quan sát

Sẽ có rất nhiều rủi ro xảy ra trong quá trình kiểm kê hàng hóa nếu nhân viên quản lý kho không có đủ không gian làm việc. Đừng cho họ một căn phòng nhỏ phía cuối cửa hàng, nơi mà bạn chẳng thể biết họ đang làm gì. Thay vào đó hãy đặt kho hàng ở vị trí dễ quan sát, thuận tiện cho việc nhập – xuất, giao nhận hàng hóa, việc làm này sẽ giúp bạn giảm thiểu tới mức tối đa các rủi ro đồng thời tránh lãng phí về mặt thời gian cũng như tiền bạc.

3.2. Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học

Hàng hóa được sắp xếp khoa học là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực.

Sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học trên cả sổ sách lẫn trong kho bãi.

Một số gợi ý cho bạn trong cách sắp xếp hàng hóa trong kho:

• Những hàng hóa được sử dụng thường xuyên, số lượng lớn nên để ở vị trí gần với cửa ra vào và ngược lại.
• Sử dụng các chỉ dẫn hàng hóa để dễ dàng nhận diện được loại hình sản phẩm theo mã hàng, tên hàng hóa hay ngày nhập.
• Lập sơ đồ kho và dán nhãn chỉ vị trí của từng ô trong kệ và nếu có bất kỳ thay đổi nào thì cần phải cập nhật ngay trên sơ đồ kho.

Chống thất thoát kho, không lo chết đói

Bí kíp quản lý kho, cân bằng kho cho người kinh doanh thực chiến! Thử ngay cách quản lý kho hàng hiệu quả.

Dùng thử miễn phí và luôn luôn như thế!

3.3. Nhập trước – Xuất trước

Đây là một nguyên tắc quan trọng trong công tác quản lý hàng tồn kho. Nhập trước – Xuất trước có nghĩa là những mặt hàng bạn nhập vào trước thì cũng cần được xuất ra trước và ngược lại. Nguyên tắc này đặc biệt cần thiết nếu bạn đang kình doanh các sản phẩm dễ hư hỏng. Vì thế, hãy đảm bảo không một sản phẩm nào bị tồn lại quá lâu trong kho hàng.

Không chỉ riêng sản phẩm có hạn sử dụng và dễ hỏng mới cần áp dụng phương pháp này mà ngay cả những mặt hàng khác cũng nên đảm bảo nguyên tắc trên. Các sản phẩm này mặc dù không bị hao mòn nhưng chúng rất dễ bị lỗi mốt. Chẳng hạn như đồ công nghệ hay thời trang, thiết kế cũng như tính năng luôn luôn được cập nhật mới. Vì vậy, nếu không muốn chúng biến thành hàng ế dẫn đến giảm khả năng bán ra thì nên tuân thủ theo nguyên tắc trên.

Để thiết lập được hệ thống quản lý nhập trước – xuất trước, bạn cần sắp xếp nhà kho hợp lý. Nghĩa là các sản phẩm mới nhập sẽ được xếp ở phía sau, còn hàng cũ thì để ở phía trước, như vậy bạn sẽ không bị nhầm lẫn thứ tự và các lô hàng cũ cũng không bị bỏ lại phía sau.

3.4. Thiết lập mức tồn kho tối ưu

Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Nếu cửa hàng, doanh nghiệp chỉ quản lý xuất, nhập hàng hóa trong kho một cách đơn thuần mà không có kế hoạch tính toán, chuẩn bị cho lượng hàng hóa, vật tư định mức cần thiết tồn trong kho để đối phó với những tình huống bất ngờ thì sẽ có nguy cơ đối mặt với việc bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh hoặc công việc kinh doanh bị gián đoạn. Tuy nhiên, việc để hàng tồn kho quá lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn cũng như làm tăng nhiều chi phí bảo quản, mặt bằng,…để lưu trữ hàng hóa.

Quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm, tức là số lượng một mặt hàng nào đó không bao giờ được xuống quá định mức tối thiểu hoặc vượt quá định mức tối đa. Khi gần đến mức tồn kho tối thiểu thì bạn phải có kế hoạch nhập mặt hàng đó về để tiếp tục bán, với các mặt hàng vượt định mức thì bạn cũng cần lên kế hoạch xả hàng kịp thời. Mức tồn kho tối thiểu, đối đa sẽ thay đổi tùy theo từng sản phẩm dựa trên mức độ bán chạy và thời gian hàng được chuyển tới kho.

Mặc dù, để thiết lập được mức tồn kho tối thiểu hợp lý bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng để đưa ra quyết định, nhưng khi đã xác định được con số này thì quá trình nhập hàng sẽ được hệ thống hóa và trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Việc quản lý kho không chỉ dễ dàng hơn mà còn giúp bạn đưa ra quyết định nhập hàng, xả hàng nhanh chóng, thậm chí bạn hoàn toàn có thể giao cho nhân viên quyết định dựa trên mức tồn kho đã quy định.

Để xác định tồn kho tối ưu, cần phải căn cứ vào các tiêu chí như:

• Lượng tồn thực tế trong kho
• Căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng
• Căn cứ vào tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp hàng hóa
• Tình hình tiêu thụ của mặt hàng

Hãy nhớ rằng, định mức tồn kho cũng có thể thay đổi theo thời gian. Bạn nên kiểm tra thường xuyên và định kỳ (khoảng vài lần trong năm) để biết được định mức này còn phù hợp với hiện trạng của công ty hay không, nếu không còn phù hợp thì đừng ngại điều chỉnh.

Quản lý kho dễ dàng với LADIGI POS
Không biết hàng hóa còn bao nhiêu trong cửa hàng? Để tình trạng này tiếp diễn hoặc sử dụng LADIGI POS, quản lý hàng tồn kho chi tiết, tự động hoàn toàn. Dùng thử miễn phí ngay

3.5. Lưu mã vạch tất cả các sản phẩm trong kho 

Bạn có chắc tất cả các sản phẩm trong kho của bạn đều đã được lưu mã vạch? Nếu chưa thì hãy thực hiện ngay trong quy trình quản lý kho đi bởi nó sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm đúng sản phẩm đấy. Có hai cách đơn giản để shop có thể xây dựng hệ thống quản lý kho trên máy tính.

Thứ nhất, lập file excel và nhập liệu bằng tay dãy số mã vạch được in trên mỗi sản phẩm. Nhớ đặt tên sản phầm bao gồm cả kí hiệu để khi tìm kiếm sẽ dễ hơn.

Thứ hai, các chủ shop nên sử dụng phần mềm quản lý kho để tít mã vạch bằng máy, bổ sung biến động hàng dư – tồn một cách nhanh chóng, tránh khỏi sai sót do nhập sai số liệu hàng hoá, thất thoát hàng hoá.

3.6.  Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất kho 

Với các shop hiện nay, đơn hàng xuất kho cho khách nội, ngoại tỉnh gần như ngày nào cũng có. Công đoạn chốt đơn và chuyển cho nhân viên đóng gói, xuất hàng cần được kiểm soát chặt chẽ, tránh khỏi các rủi ro không cần thiết. Đây được gọi là quy trình kiểm tra chất lượng kép. Nó hoạt động bằng cách so sánh giữa một đơn đặt hàng với một danh mục sản phẩm đã được lựa chọn để đảm bảo mã hàng hóa cũng như số lượng sản phẩm là hoàn toàn trùng khớp.

Đây cũng là thời gian để nhân viên kiểm tra chất lượng rà soát lại mọi thứ và chắc chắn rằng hàng hóa được chuyển đi không gặp bất kì sự cố nào. Hãy lựa chọn những người có nhiều kinh nghiệm nhất để làm việc này, nó giúp cho cửa hàng tiết kiệm được kha khá chi phí vào những khoản không cần thiết.

3.7. Quản lý kho hiệu quả bằng cách kiểm kho định kỳ

Kiểm kê kho định kỳ nên được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do một nhóm nhân viên thực hiện, thường cần từ 2 – 3 người. Để việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng phải có cách sắp xếp kho hàng khoa học. Bạn có thể kiểm kho theo nhóm hàng hóa, nhóm sản phẩm.

Các hình thức kiểm kê kho:

• Kiểm kê thực tế

Kiểm kê thực tế là hoạt động kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho cùng một lúc. Nhiều doanh nghiệp thường thực hiện điều này vào cuối năm vì nó liên quan đến thuế thu nhập kế toán. Mặc dù, việc kiểm kê thực tế chỉ thực hiện mỗi năm một lần nhưng nó khá rắc rối, tốn thời gian và ảnh hưởng đến việc kinh doanh. Hơn nữa, khi phát hiện ra sai sót thì cũng rất khó để xác định nó đã xảy ra từ bao giờ để quy trách nhiệm.

• Kiểm tra tại chỗ

Nếu bạn sợ khi kiểm kê thực tế cuối năm sẽ gặp phải nhiều vấn đề dồn dập hoặc lượng hàng hóa trong kho quá lớn thì bạn có thể thực hiện kiểm tra tại chỗ thường xuyên trong năm. Điều này đơn giản là chọn một mặt hàng bất kỳ, sau đó đối chiếu số lượng trong sổ sách và số lượng thực tế xem có trùng nhau không. Tuy nhiên, việc kiểm tra tại chỗ không nên thực hiện định kỳ mà nên tiến hành kiểm tra đột xuất mới có thể phát hiện được vấn đề.

• Kiểm theo chu kỳ

Thay vì kiểm kê thực tế toàn bộ kho hàng, một số doanh nghiệp lại chọn hình thức kiểm theo chu kỳ để kiểm tra số hàng tồn kho của họ. Nếu như kiểm kê thực tế được thực hiện mỗi năm thì phương pháp kiểm theo chu kỳ có thể được thực hiện mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần, thậm chí mỗi ngày. Đối với mỗi sản phẩm sẽ có một chu kỳ kiểm kê riêng nhưng nguyên tắc chung là những mặt hàng nào có giá trị càng cao thì sẽ càng được kiểm kê thường xuyên hơn.

Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết 10 sai lầm trong kiểm kê kho và quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn để biết các bước cần thiết khi muốn quản lý kho hàng hiệu quả. Sau đợt kiểm kho, bạn có thể thúc đẩy bán hàng bằng các chương trình xả hàng tồn kho hoặc tiêu hủy những loại hàng hóa đã hết date sử dụng.

Mách nhỏ: Sau mỗi đợt kiểm kho, bạn nên set-up lại định mức cho từng sản phẩm để dễ dàng theo sát. Ví dụ, định mức cho mỗi sản phẩm trong kho của bạn mặc định là 10. Nếu sau kiểm kho, sản phẩm A còn 5 chiếc/cái > nhập thêm 5 chiếc/cái cho đủ định mức. Cứ như thế, chẳng cần kiểm kê, bạn cũng có thể nhẩm tính ngay hoặc kiểm tra bất ngờ một sản phẩm nào đó ở cửa hàng đã bán được bao chiếc và còn tồn bao nhiêu chiếc.

3.8. Quản lý kho hiệu quả bằng cách xây dựng các mối quan hệ

Một trong những yếu tố giúp quản lý hàng tồn kho thành công là khả năng thích ứng nhanh. Nếu một sản phẩm bán chậm, bạn có thể nhanh chóng trả lại cho nhà sản suất để nhường chỗ cho một sản phẩm mới có khả năng bán ra cao hơn. Để làm được điều này, bạn cần có mối quan hệ mật thiết với nhà sản xuất. Chỉ có như vậy, họ mới sẵn sàng đổi, trả trong trường hợp bạn không bán được hàng.

Hơn nữa, tạo dựng mối quan hệ tốt với nhà sản xuất cũng giúp bạn dễ dàng thương lượng giá nhập cũng như số lượng nhập tối thiểu. Khi đó, bạn không chỉ giảm được giá đầu vào của sản phẩm mà còn cắt giảm được chi phí lưu kho so với việc phải nhập nhiều hàng tồn kho.

Quan hệ tốt giữa nhà phân phối và nhà sản xuất sẽ tạo ra lợi ích cho cả đôi bên. Ví dụ, một mặt hàng nào đó bạn bán rất chạy thì bạn có thể yêu cầu nhà sản xuất đẩy mạnh sản xuất sản phẩm đó. Ngược lại, nếu sản phẩm được khách hàng phản hồi không tốt hay gặp lỗi ở chỗ nào đó thì bạn cũng có thể báo lại với nhà sản xuất để họ có sự điều chỉnh.

3.9. Có kế hoạch dự phòng

Rất nhiều vấn đề có thể đột xuất xảy đến trong khi quản lý hàng tồn kho và những vấn đề này có thể làm ảnh hưởng trầm trọng đến việc kinh doanh của bạn. Vì vậy, bạn cần lường trước được tất cả các trường hợp có thể xảy ra để có biện pháp ứng phó kịp thời và đúng đắn, giúp hạn chế tối đa thiệt hại đối với doanh nghiệp.

Một số vấn đề thường gặp đó là:

• Doanh số bán hàng đột ngột tăng vọt khiến bạn không có đủ hàng hóa để cung ứng cho khách
• Thiếu hụt dòng tiền dẫn đến không có đủ vốn để tiếp tục nhập hàng
• Kho hàng không đủ chỗ chứa
• Nhầm lẫn trong việc tính toán dẫn đến thiếu hoặc thừa hàng
• Một số sản phẩm gặp khó khăn khi xuất hàng làm tốn diện tích lưu trữ
• Nhà sản xuất không đáp ứng đủ hàng trong khi bạn đang có những đơn đặt hàng mặt hàng đó
• Nhà sản xuất ngừng cung ứng mà không thông báo

Trước khi những vấn đề này xảy ra, bạn nên lập kế hoạch giải quyết cho từng vấn đề để đến khi gặp phải bạn sẽ không bị bất ngờ và bối rối mà có thể xử lý một cách suôn sẻ. Để giải quyết, bạn nên đặt ra các câu hỏi và tự mình tìm ra câu trả lời, ví dụ: Bạn sẽ phản ứng thế nào khi gặp phải vấn đề? Cần thực hiện những bước nào để tháo gỡ? Vấn đề sẽ tác động thế nào đến doanh nghiệp của bạn? Trả lời được các câu hỏi này, bạn có thể tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.

3.10. Ưu tiên theo thứ tự ABC

Một số sản phẩm cần được quan tâm nhiều hơn những sản phẩm khác. Muốn biết được sản phẩm nào cần quan tâm ở mức độ nào thì bạn cần phân tích và đánh giá sản phẩm và sắp xếp chúng thành 3 nhóm sản phẩm ABC dựa trên tiêu chí như sau:

• A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm
• B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán ra trung bình
• C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra rất cao

Các sản phẩm xếp trong nhóm A đòi hỏi sự quan tâm thường xuyên vì nhóm sản phẩm này có tác động tài chính rất lớn đến công việc kinh doanh của  doanh nghiệp. Ngược lại, các sản phẩm thuộc nhóm C lại cần ít sự giám sát hơn bởi vì nó có tác động tài chính nhỏ hơn. Còn sản phẩm nhóm B nằm ở giữa, nghĩa là cần quan tâm ở mức độ vừa phải.

3.11. Dự báo chính xác

Một trong những đặc điểm tạo nên một người quản lý kho tốt đó là biết dự báo chính xác nhu cầu của thị trường. Quan trọng nhất là không được sai lầm, tuy nhiên điều này là rất khó. Bởi vì có rất nhiều yếu tố tác động đến dự đoán, thậm chí làm giảm độ chính xác của kết quả. Dưới đây là một số điều mà bạn nên xem xét trước khi đưa ra những dự báo về nhu cầu của khách hàng.

• Xu hướng thị trường
• Doanh thu cùng kỳ năm ngoái
• Tốc độ tăng trưởng của năm nay
• Doanh số bán hàng từ hợp đồng và đăng ký
• Thời vụ và bức tranh kinh tế tổng quan
• Chương trình khuyến mãi sắp tới
• Kế hoạch chi tiêu cho quảng cáo

Dựa trên những yếu tố này, bạn có thế đưa ra những dự toán chính xác hơn về thị trường. Ngoài ra, có 1 phương pháp giúp bạn có thể dự báo trước được thời gian nhập hàng đó là tính vòng quay tồn kho.

Hệ số vòng quay hàng tồn kho sẽ cho bạn biết số lần nhập hàng trong kỳ, từ đó tính ra khoảng thời gian trung bình để bán hết hàng tồn kho. Dựa vào đó bạn có thể đưa ra kế hoạch nhập hàng với số lượng và khoảng thời gian phù hợp

3.12. Quản lý kho hàng bằng thẻ kho

Hằng ngày, số lượng hàng hóa nhập vào – xuất ra đều có hóa đơn, thường có từ 2 – 3 nhân viên tại cửa hàng sẽ tham gia vào khâu kiểm kho, nhập hàng, bán hàng. Nên kho hàng lúc nào cũng có sự biến động về số lượng. Quản lý kho hàng không hề đơn giản, cần có kỹ thuật và cách sắp xếp phù hợp giữa các công việc trong khâu bán hàng để các hoạt động kinh doanh được diễn ra thông suốt. Về cơ bản, để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình thì người quản lý cần phải lưu ý một số những điều sau:

• Sắp xếp kho hàng theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước, nhờ vậy việc quản lý kho hàng sau này sẽ đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Đặc biệt với những người kinh doanh nghề thuốc, sách – văn phòng phẩm. Bạn có thể tham khảo thêm cách sắp xếp kho hàng hợp lý trong bài viết Chỉ cần 5 cách sắp xếp kho hàng này giảm ngay 50% thời gian nhặt hàng.
• Sử dụng thẻ kho: Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kho cập nhật thường xuyên số liệu. Thẻ kho là một loại sổ tờ rời, dùng để theo dõi số lượng đã nhập vào, xuất ra hay còn tồn của mỗi loại nguyên vật liệu. Có thể bạn chưa biết, cách lập thẻ kho phải dựa vào mẫu chuẩn do Bộ Tài chính ban hành theo thông tư mới nhất, về cơ bản sẽ giống như 2 mẫu dưới đây. Thẻ kho nếu được đóng thành quyển sẽ gọi là sổ kho và buộc phải có xác nhận của giám đốc/chủ doanh nghiệp xác nhận mỗi lần nhập – xuất kho. Bạn có thể download HỆ THỐNG SỔ SÁCH DÀNH CHO CHỦ SHOP và thực hiện theo mẫu, quản lý hàng hóa theo thẻ kho chống thất thoát hàng hóa tốt hơn. Chắc chắn, kho hàng của bạn sau khi quản lý với hệ thống sổ sách, ghi chép đầy đủ việc xuất – nhập, sắp xếp, ghi chép, thống kê, sẽ đi vào quy trình ổn định, nhờ đó chỉ cần một khâu xảy ra sai lầm bạn cũng dễ dàng tìm ra để xử lý ngay lập tức.
• Tìm kiếm người mà bạn tin tưởng và giao việc quản lý kho hoặc kiểm kho và có thói quen sử dụng thẻ kho trong công việc.

Hơn cả thủ kho, chủ shop sẽ phải là người nắm rõ quy trình quản lý kho hàng, kho vật tư

3.13. Dán nhãn tất cả mọi thứ trong kho hàng

Nếu trong cửa hàng, kho hàng của bạn vẫn còn có sản phẩm nào không dán nhãn, bạn cần thay đổi ngay? Dán nhãn lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách dễ dàng, và quản lý được hàng tồn kho chính xác nhất. Dán nhãn sản phẩm là phương pháp quản lý kho bằng mã vạch.

Quy trình quản lý kho hàng bằng mã vạch: Nhân viên bán hàng, thủ kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã vạch trên sản phẩm.

3.14. Quản lý kho hiệu quả chỉ bằng cách sắp xếp kho hợp lý

Nếu kho hàng không được sắp xếp gọn gàng, phân theo từng khu cụ thể, chi tiết và có dán nhãn rõ ràng thì ngay cả việc nhân viên tìm kiếm hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng cũng khó, chứ không nói gì đến chuyện quản lý kho, chỉ số tồn kho, thất thoát.

Với shop bán hàng, cửa hàng vừa là không gian kinh doanh, vừa là kho hàng. Nên ngoài tiêu chí sắp xếp kho hợp lý, bạn cần quan tâm đến nghệ thuật trưng bày sản phẩm để khách hàng mua nhiều hơn.

3.15. Tận dụng công nghệ nâng cao hiệu quả quản lý kho

Quản lý kho là công việc quan trọng của mỗi cửa hàng, để có thể bán hàng và thống kê chi tiết thu chi cần phải theo dõi sát sao nguồn hàng hóa trong kho. Với việc triển khai ứng dụng các phần mềm quản lý kho để thay thế cho hoạt động ghi chép số liệu bằng tay thủ công đã giúp doanh nghiệp hạn chế được nhiều sai sót và mất mát.