Tình Huống Hủy Đặt Phòng Trong Khách Sạn Chi tiết quy trình hủy đặt phòng khách sạn và những lưu ý cần biết

Khi kế hoạch đi nghỉ công tác bị hủy bỏ, một số khách sẽ muốn hủy đặt phòng khách sạn của họ. Vậy quy trình hủy đặt phòng như thế nào?

Hủy phòng là việc khách thông báo và yêu cầu khách sạn hủy bỏ thỏa thuận đặt phòng đã có giữa các bên do không còn nhu cầu sử dụng phòng thuê. Khi đó, khách sạn có quyền bán phòng đã hủy cho khách khác.

Khi nhận được thông tin hủy đặt phòng của khách, nhân viên nhận đặt phòng cần có thái độ lễ phép, nhiệt tình giúp đỡ khách trong việc hủy đặt phòng – tránh tỏ thái độ khó chịu, gây phiền hà cho khách. Nhân viên đặt phòng cần xác định rõ nguyên nhân và quy định về việc hủy đặt phòng giữa khách sạn và khách.

Quy trình cần thực hiện khi hủy đặt phòng cho khách là gì?

► Quy trình hủy đặt phòng khách sạn

– Đối với đặt phòng không đảm bảo

Khi khách hàng đặt phòng không đảm bảo, yêu cầu hủy đặt phòng, lễ tân hoặc nhân viên buồng phòng Đặt trước Những điều sau đây cần phải được thực hiện:

• Chào đón khách và hỏi về yêu cầu của họ

• Nhận yêu cầu hủy

• hủy đơn hàng

• Ghi thời gian báo hủy và tên người báo hủy

– Đảm bảo đặt phòng

Khi khách hàng có đặt phòng đảm bảo yêu cầu hủy đặt phòng, nhân viên đặt phòng thực hiện các công việc sau:

• Chào đón khách và hỏi về yêu cầu của họ

• Nhận yêu cầu hủy

• Hỏi tên khách để đặt phòng

• Yêu cầu và ghi tên người hủy hợp đồng (kể cả nơi làm việc, nếu có)

• Hỏi về lý do hủy đặt phòng: Một số khách hủy đặt phòng vì lý do công việc, trong khi những người khác hủy đặt phòng sau khi bạn bè giới thiệu họ ở khách sạn khác. Nhân viên đặt phòng cần khéo léo tìm hiểu lý do thực sự khiến khách muốn hủy đặt phòng, đồng thời cố gắng thuyết phục khách hết mức có thể. Hoặc phản ánh yêu cầu của khách đến bộ phận có thẩm quyền và để khách sạn tìm cách giải quyết.

• Xác nhận lại thông tin đặt phòng cũ cho tất cả khách để đảm bảo không bị hủy nhầm đặt phòng của khách khác, đề phòng trường hợp hủy bởi 2 khách trùng tên

• Xác nhận lại việc hủy với khách

• Yêu cầu đơn vị gửi email xác nhận hủy đặt phòng

• Cảm ơn khách đã hủy đặt phòng, bày tỏ sự tiếc nuối vì đã hủy đặt phòng và bày tỏ sự chân thành sẽ phục vụ khách trong tương lai.

• Dấu hủy sẽ được đóng trên đặt phòng ban đầu của khách ghi rõ ngày hủy và số hủy

• Nhập số hủy vào sổ hủy

• Ghi đầy đủ thông tin của khách hủy phòng

• Hủy đặt phòng trên máy tính

• Lưu giữ hồ sơ hủy bỏ

• Thông báo cho cơ quan hữu quan về việc hủy đặt phòng của khách

Nhân viên đặt phòng cần thành thạo trong việc tìm ra lý do tại sao khách muốn hủy đặt phòng

► Những điểm cần lưu ý khi hủy lịch hẹn

– Nếu khách hủy đặt phòng theo quy định: hoàn lại tiền đặt cọc hoặc tiền thanh toán trước (nếu có) cho khách

– Trong trường hợp hủy đặt phòng do nhầm lẫn, khách phải bồi thường cho khách sạn. Khoản bồi thường này được điều chỉnh bởi thỏa thuận với khách và chính sách của khách sạn.

• Nếu khách đảm bảo bằng tiền đặt cọc hoặc tiền ứng trước thì sau khi trừ số tiền bồi thường, khách sạn phải trả lại tiền thừa (nếu có) cho khách và phải thông báo rõ cho khách biết.

• Nếu khách đặt phòng an toàn bằng thẻ tín dụng: giữ tất cả các giấy tờ đặt phòng của khách. Sao chép mẫu đặt phòng và gửi cho người quản lý lễ tân và Giám đốc Kinh doanh & Tiếp thị, đồng thời thỏa thuận với công ty phát hành thẻ tín dụng của khách để bồi thường cho khách sạn.

• Nếu cơ quan, công ty du lịch của khách bảo đảm các đơn vị này có trách nhiệm chi trả tiền bồi thường thì nhân viên lễ tân phải lập biên bản và tiến hành thu hồi số tiền bồi thường.điều này thường là

► Truy xuất đặt phòng đã hủy

Sau khi hủy, một số khách có thể đặt lại phòng. Khi nhận được yêu cầu đặt lại phòng bị hủy, nhân viên chịu trách nhiệm nhận đặt phòng chỉ cần lấy tất cả thông tin về khách từ hồ sơ hủy phòng của khách do khách sạn lưu giữ.

(theo lễ tân GT)

Danh sách 25+ điều khoản về tình trạng chung phòng trong khách sạn