Vai Trò Và Nhiệm Vụ Của Bộ Phận Lễ Tân Tìm hiểu mô hình tổ chức bộ phận lễ tân khách sạn

Bộ phận lễ tân hay còn gọi là bộ phận lễ tân được coi như “bộ mặt” của mỗi khách sạn và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình vận hành các dịch vụ đó. Sau đó, bạn biết những gì? Mô hình tổ chức lễ tân khách sạn Bao gồm những vị trí nào?Các bài báo sau được tài trợ bởi Hoteljob.vn sẽ giúp bạn tìm hiểu.

Bạn có biết mô hình tổ chức của bộ phận lễ tân khách sạn bao gồm những vị trí nào không?

Mô hình tổ chức lễ tân khách sạn

Mô hình tổ chức lễ tân khách sạn hoàn chỉnh bao gồm:

Đối với một khách sạn nhỏ, mỗi nhân viên có thể làm nhiều công việc khác nhau.ví dụ một Lễ tân Có thể xem thêm việc làm thu ngân, tổng đài

Nhiệm vụ chính của bộ phận lễ tân

– Giám đốc lễ tân (Quản lý tiền sảnh)

• Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của bộ phận lễ tân khách sạn.
• Lập kế hoạch, tổ chức và điều phối tất cả các hoạt động của bộ phận tiền sảnh.
• Tối đa hóa công suất sử dụng phòng và doanh thu của khách sạn.
• Tham gia phỏng vấn để chọn người cho bộ phận.
• Khách đoàn và khách VIP đều được chào đón.
• Đào tạo và phát triển các kỹ năng chuyên môn của nhân viên bộ phận.
• Giải quyết các khiếu nại của khách và các trường hợp khẩn cấp xảy ra trong khách sạn.
• Hỗ trợ marketing và thực hiện một số công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.

– Phó Giám đốc Lễ tân

Vị trí này chịu trách nhiệm hỗ trợ công việc của Trưởng bộ phận tiền sảnh và thực hiện các nhiệm vụ được giao.

– Reservationist (nhân viên đặt phòng)

• Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt phòng của khách.
• Cập nhật và truyền thông tin, hồ sơ đặt phòng cho nhân viên lễ tân hàng ngày.
• Quản lý hồ sơ đặt phòng.
• Phối hợp với bộ phận marketing để bán phòng.
• Tối đa hóa công suất sử dụng phòng, giá bán và doanh thu của khách sạn.

của– hướng dẫn khách

• Khách Hàng Cho Thuê – Mượn Thiết Bị.
• Cung cấp các dịch vụ văn phòng cho khách hàng.
• Hỗ trợ khách hàng các vấn đề về kỹ thuật và công nghệ thông tin.
• Hỗ trợ sắp xếp phương tiện di chuyển và đi lại cho khách.
• Xử lý thư từ và gói hàng cho khách.

– Lễ tân (Lễ tân)

• Quản lý hồ sơ đăng ký của khách truy cập.
• Đón khách, làm thủ tục nhận phòng và trả phòng.
• Bán phòng cho walk-in guest (khách viếng thăm).
• Tiếp nhận và phối hợp xử lý các yêu cầu của khách.
• Cung cấp thông tin, quảng bá và bán các dịch vụ của khách sạn.
• Chìa khóa và két an toàn cho các vật có giá trị của khách.
• Phối hợp xử lý các trường hợp khẩn cấp của khách sạn.

– người gác chuông (bellman)

• Đón, mở xe nhận hành lý của khách và hướng dẫn khách làm thủ tục tại quầy lễ tân.
• Sảnh hỗ trợ khách hàng: giới thiệu dịch vụ, gọi taxi…
• Chuyển hành lý lên phòng cho khách, dọn hành lý khi khách muốn chuyển phòng và trả phòng.
• Chuyển thư từ, tin nhắn, gói hàng… đến phòng khách.

– người gác cửa (người gác cửa)

• Đứng khu vực cửa khách sạn đón khách, khách mở cửa – khách đóng cửa.
• Nhắc khách mang ô, áo mưa khi có dấu hiệu mưa to hoặc nắng to.
• Sẵn sàng giới thiệu khách sử dụng dịch vụ của khách sạn khi có nhu cầu.
• Cung cấp cho khách thông tin về các điểm du lịch địa phương, nhà hàng…

– thu ngân (thu ngân)

• Cập nhật chi phí của khách và các khoản trả trước vào tài khoản của khách (hoá đơn của khách).
• Đổi tiền cho khách.
• Cân đối tài khoản của khách hàng vào cuối ca làm việc.
• Quản lý dòng tiền tại bộ phận thu ngân.
• Lập hồ sơ thanh toán cho khách.
• Lưu thông tin về khách đã ở (guest history).
• Tiết kiệm và thanh toán tiền đã thu (tiền mặt, séc du lịch, phiếu bán hàng tín dụng,..).
• Làm báo cáo thu nhập.

– Nhân Viên thử nghiệm ban đêm (kiểm toán viên đêm)

• Kiểm tra và chỉnh sửa chi tiêu của khách và các khoản trả trước được cập nhật trong ngày.
• Nhập các chi phí và ứng trước của khách hàng chưa được cập nhật.
• Đối chiếu thu nhập với báo cáo của thủ quỹ.
• Liệt kê những khách hàng bội chi.
• Lập báo cáo doanh thu phòng, công suất phòng…
• Hỗ trợ chuẩn bị chứng từ thanh toán cho ca sáng hôm sau.
• Hỗ trợ khách nhận phòng và trả phòng trễ.

– toán tử (toán tử)

• Tiếp nhận và xử lý tất cả các cuộc gọi đến khách sạn.
• Hỗ trợ khách thực hiện các cuộc gọi từ khách sạn.
• Cung cấp thông tin cho khách về các dịch vụ cả trong và ngoài khách sạn.
• Ghi lại các cuộc gọi đường dài và quốc tế của khách hàng và chuyển hóa đơn dịch vụ điện thoại cho thủ quỹ hàng ngày.
• Xử lý trong các tình huống khẩn cấp.

– Nhân viên quan hệ khách hàng

• Kiểm tra các phòng quan trọng.
• Cung cấp cho khách những thông tin họ cần bất cứ lúc nào: du lịch, thư từ, bưu phẩm, mua báo, tạp chí, đặt vé máy bay…
• Giải quyết các phàn nàn của khách.
• Chu đáo, ân cần, thăm dò ý kiến ​​của khách về các dịch vụ của khách sạn.
• Chuẩn bị quà sinh nhật cho khách lưu trú.

xem thêm: 17 hoạt động lễ tân khách sạn của bạn cần biết về việc phục vụ khách trong thời gian lưu trú của bạn

Bỏ lỡ.Nụ cười