Proposal là gì? Cấu trúc để tạo nên bản Proposal hoàn chỉnh

Trong ngành dịch vụ quảng cáo – marketing, Proposal được xem như là một vũ khí tối thượng nó có thể mang lại sự thành công cho cả Agency, khách hàng và doanh nghiệp. Hãy cùng LADIGI – Dịch vụ và Đào tạo Digital Marketing tìm hiểu Proposal là gì và những sai lầm thường gặp ở Proposal Marketing là gì nhé ?

[toc]

1. Proposal là gì?

Proposal được ngầm hiểu là những đề xuất, một dạng nội dung để trình bày các ý tưởng, thiết kế hoặc phương thức tổ chức sự kiện dành cho một dự án, công trình. Cũng có thể hiểu, proposal là một hình thức trình bày phần ý tưởng đến đối tác hoặc khách  hàng. Nội dung này có thể được trình bày bằng các dạng như : Words, Excel, và Power point.

Nội dung của Proposal  cần xoay quanh các câu hỏi như :

  • What: Sẽ làm gì
  • Who: Người thực hiện
  • When: Thời gian
  • Why: Mục đích
  • Where: Địa điểm
  • How: Phương pháp/Khả năng thực hiện

6 tips để có bản proposal ghi điểm là gì

2. Cấu trúc để tạo nên bản Proposal hoàn chỉnh

2.1. Giới thiệu – An Introduction

Giới thiệu nội dung chương trình (WHAT/WHO)

  • Tên dự án,chương trình và hình thức của nó (Ví dụ: Hội chợ, hội thảo hay triển lãm…)
  • Giới thiệu bạn là ai và tại sao lại gửi proposal này có thể bao gồm thành viên tham gia dự án, người chịu trách nhiệm chính.
  • Cần phải nêu rõ  những gì bạn muốn người đọcnên làm gì tiếp theo
  • Cần phải có của khung nội dung chương trình.
  • Cần phải cung cấp đầy thông tin liên hệ.
  • Trên cùng của proposal bạn nên tạo một Title Page ngắn gọn,dể hiểu về tên của bản Proposal.
Nếu  đây là một proposal đơn giản thì chỉ cần vậy thôi là đủ rồi, nhưng nếu là một bản  Proposal phức tạp hơn  thì bạn nên tóm gọn những điểm quan trọng nhất và có một bảng mục lục giúp người đọc có thể tìm thấy các danh mục một cách dễ dàng hơn. Điều này phần nào cũng  sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của bạn.

2.2. Đặt khách hàng là trung tâm – Put the customer as the Center

Nó là phần quyết định sự khác biệt giữa một cái Proposal thành công và một cái thất bạt. Trong phần này, mục tiêu của bạn là chứng minh được công ty bạn hiểu những gì khách hàng tiềm năng họ đang cần gì và muốn gì .

Mục đích thực hiện chương trình là gì? (WHY/WHEN/WHERE)

  • Nêu lí do tại sao thực hiện chương trình này.
  • Lợi ích của các bên tham gia là gì ?
  • Thời gian và địa điểm cần phải rõ ràng và chính xác
  • Liệt kê khung thời gian chương trình diễn ra và địa điểm tổ chức ( dễ tìm, rộng rãi và thoáng mát )
Thường thì nó sẽ là những phần Overview về mục đích của chương trình, phân tích về khách hàng mục tiêu, các yếu tố tác động đến sản phẩm, nhu cầu mà Client đang mong muốn là gì ? Cuối cùng là nguồn kinh phí của Client cho dự án này. Những chi tiết cụ thể cho dự án, nếu trong một Proposal ngắn, bạn có thể liệt kê hết tất cả trong một trang. Nhưng nếu đó là một dự án lớn, bạn nên làm mỗi nội dung một trang riêng. Các chi tiết  này có thể là:  specifications, customer insight, schedule, location, budget, deadlines, và  một vài chi tiết khác….Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì về tổ thức hay dự án được đề xuất thì cứ gọi cho khách hàng và hỏi nhé.
Bạn nên nhớ, khi trình bày phần này trước khách hàng, bạn nên focus vào những mục tiêu chính của bạn. Đó là : “Những điều mà bạn nên làm cho khách hàng của bạn”. Những chi tiết mô tả về khách hàng là để chứng minh bạn đã lắng nghe và thấu hiểu phần nào đó nhu cầu của họ.

2.3. Diễn tả chi tiết về những gì bạn đang đề xuất với khách hàng – Describe in detail what you are proposing to customers.

Sau khi mô tả về nhu cầu và những điều khách hàng quan tâm và mong muốn, phần tiếp theo mô tả về sản phẩm và dịch vụ của công ty . Phần này bạn mô tả chính xác những gì bạn  cần đề xuất làm cho dự án (HOW):
  • Những ý tưởng của bạn cần đáp ứng  những nhu cầu đặt ra trong phần trước như thế nào?
  • Những điều này sẽ mang lại lợi ích cho khách hàng như thế nào ?
  • Những chi phí khách hàng cần phải trả.

tiền

Đây là điều quan trọng nhất của mỗi proposal cần phải có, bạn  cần phải đưa ra 1 ý tưởng (concept) dựa trên phần customer insight sao cho phù hợp với nhãn hàng và triển khai nó thành những đề xuất cụ thể.

  • Concept: Đây chính là linh hồn dành cho tất cả các hoạt động sẽ được diễn ra trong toàn bộ chương trình. Mọi thứ từ hình ảnh, nội dung chương trình, các hoạt động đều sẽ hướng về Concept mà bạn đặt ra.
  • Kịch bản cho chương trình: Trong phần này sẽ liệt kê chi tiết trong chương trình gồm những phần nào và thời gian bắt đầu cho đến khi kết thúc của mỗi phần có trong đó. Ngoài ra, những nhân sự sẽ phụ trách phần nào trong chương trình cũng sẽ được liệt kê trong phần này.
  • Kế hoạch truyền thông, bao gồm: Sử dụng các loại ấn phẩm truyền thông và chúng sẽ được đặt ở đâu, khoảng thời gian nào…sao cho hợp lý và có sức thuyết phục.

Nếu là 1 bản Proposal đơn giản, bạn chỉ cần trình bày ngắn gọn trong một trang về các giải pháp và một list tóm tắt về bảng giá. Nhưng nếu bản proposal dài hơn, bạn có cũng thể để các nội dung riêng biệt như là : Options, Packages, Research, Subcontractors, Teamwork, Venues, Sales Plan, Marketing Plan, Promotion, Advertising, Demographics, Publicity, Packaging, Branding development…, tất cả  đều phụ thuộc vào dự án.

Mục đích của bạn trong bước này là mô tả chi tiết những gì bạn định làm và giải thích ý tưởng của bạn, cung cấp các giải pháp cho nhu cầu của khách hàng càng cụ thể càng tốt để cho khách hàng hiểu rõ hơn!

2.4. Chuyên môn và kinh nghiệm của Công Ty – Expertise and experience of the Company

Đây là phần cuối cùng nhưng cũng không phải là phần bạn dành toàn bộ phần này để chỉ nói về công ty bạn đâu nhé. Đây là nơi cần phải khơi ra tất cả những thông tin mà bạn có sẽ thuyết phục khách hàng tiềm năng rằng đây là lựa chọn tốt nhất để thực hiện dự án của họ. Nội dung thường bao gồm:
  • Giới thiệu về lịch sử phát triển Công Ty,
  • Các thành viên, nhân sự, hoặc các phòng ban… có trong công ty
  • Mô tả kinh nghiệm hoặc danh sách những khách hàng mà bạn đã thực hiện công việc tương tự, và các dự án thành công mà công ty bạn đã thực hiện.
  • Cái giải thưởng, chứng chỉ đào tạo, hoặc các chứng thực của khách hàng đánh giá về công ty bạn.

hài lòng khách hàng

Bây giờ, bạn đã viết xong được bản dự thảo đầu tiên cho proposal của mình. Chỉ còn việc là hoàn thiện nó bằng cách gửi cho một ai đó đọc thử và góp ý, sửa lỗi chính tả, và thiết kế, trang trí cho nó sao cho thật đẹp nữa lá xong rồi đấy. Nhưng cũng đừng quên thêm logo công ty vào nhé nó cũng góp phần nào đó để quảng bá thương hiệu của công ty bạn.
Lưu ý, bạn nên xuất Proposal  vào một File PDF và gửi cho khách hàng của bạn sẽ tốt hơn là gửi File gốc.

3. Những sai lầm thường gặp phải trong Proposal là gì?

3.1. Mất hứng thú của khách hàng

Nếu đề xuất của bạn không giữ được sự chú ý của khách hàng tiềm năng thì họ sẽ không dành quá nhiều thời gian để suy nghĩ thêm về bạn. Bất kỳ mối quan hệ kinh doanh tiềm năng nào đều dễ chết đi trước khi nó  được thực sự bắt đầu.

Không ai có đủ thời gian để bỏ qua các chi tiết không liên quan và chọn lọc nó ra cho bạn. Thật rủi ro , hầu hết các đề xuất tiếp thị thường lạm dụng nội dung dẫn đến các chi tiết quá thừa thãi . Điều này sẽ khiến khách hàng có xu hướng loại bỏ hẳn đề xuất của bạn. Nếu một Proposal không thực sự thu hút sự chú ý của họ ngay lập tức và níu giữ chân họ, họ sẽ nhanh chóng quên nó và chuyển ngay sang đề xuất khác.

3.2. Tập trung vào các kinh nghiệm và đối tác của mình

Nói về các kỹ năng, giải thưởng củ, và những thành tựu từng đạt được trong quá khứ là một nỗ lực hấp dẫn để gây ấn tượng với khách hàng. Nhưng nó thường là con Át chủ bài  nên  thường xuất hiện cho nhiều đề xuất của mỗi bài tiếp thị, thừa nhận về nhu cầu riêng của mỗi khách hàng.

Nếu các nhà tiếp thị thậm chí không thể truyền đạt cho khách hàng rằng họ hiểu của khách hàng của mình như thế nào trong đề xuất của họ, như thế nào họ có thể làm được điều đó cho khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp?

Các đề xuất tập trung hầu hết vào thông tin và chuyên môn của nhà cung cấp dịch vụ làm cho khách hàng cảm thấy như họ đang nhận được những thông tin thiếu xác thực và có vẻ  như chẳng hề liên quan gì tới họ. Những Proposal thành công bao giờ cũng phải trả lời câu hỏi về tâm lý của mọi khách hàng như : Tôi được lợi gì với đề xuất này?…

3.3. Cấu trúc được đề xuất  trong tiếp thị và trình bày các vấn đề được đặt ra

Ngay cả với tất cả các thông tin đều phù hợp, các đề xuất tiếp thị  cũng sẽ không thể thu hút và thuyết phục khách hàng tiền năng trừ khi thông tin đó được trình bày một cách ngắn gọn, rõ ràng và hợp lý.

Để có thể giúp doanh nghiệp phát triển công việc kinh doanh của họ, các Marketer cũng cần phải dành thời gian để trả lời các câu hỏi như:

  • Tôi nên nói gì về những đề xuất của mình?
  • Tôi nên bỏ đi những gì?
  • Làm thế nào để buộc tất cả mọi thứ lại với nhau mà phải có ý nghĩa?

Hiểu được câu trả lời cho những câu hỏi này nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và hạn chế sự thất vọng của đối tác. Nó sẽ giúp bạn sắp xếp gọn ghẽ các đề xuất và cùng lúc làm cho chúng có sức thuyết phục hơn.

4. 6 tips cần phải có trong bản Proposal để ghi điểm tốt với khách hàng

  • Làm nó thật “đậm đà sâu sắc”: Hãy thử điều chỉnh mỗi bản Proposal cho từng khách hàng để họ dễ dàng nhận thấy được đặc điểm nổi bật nhằm tạo sự chú ý của hai bên trong Proposal. Đừng chỉ Popy và paste, dù một số dự án có những nét tương đồng nhất định thì với bạn càng phải tìm ra những điểm khác biệt và chọn lọc nó sao cho phù hợp .
  • Tập trung và tạo nó như một cuộc đối thoại: Lịch sự và cởi mở. Bạn có thể đưa đánh giá sơ bộ về mối quan hệ với khách hàng để đem lại sự gần gũi, thân thiện hoặc nghiêm chỉnh phù hợp cho mỗi bản Proposal của mình.
  • Đặt câu hỏi: Các câu hỏi nhỏ, những câu hỏi nhằm khơi gợi ý kiến được đưa ra xuyên suốt Proposal luôn được coi là một điểm cộng. Điều đó thể hiện rằng bạn không chỉ tập trung vào trình bày ý tưởng của mình mà còn đánh giá cao sự đóng góp, ý kiến,quan điểm của người nghe
  • Chú ý vào tính cá nhân: Cố gắng thể hiện sự đồng cảm với đối phương, thấu hiểu tình huống họ đã trải qua, và đồng tiếng nói với họ. Nếu có thể, bạn hãy đưa ra những lợi ích chung hoặc sở thích, nhằm tạo nên mối quan hệ của 2 bên để khơi gợi cảm xúc thân thiết bắt đầu từ Proposal.
  • Mang lại nhiều giá trị cối lõi: Điều quan trọng nhất mà khách hàng đang tìm kiếm ở một Proposal bao giờ cũng là những giá trị mà họ nhận được, những lợi ích mà bạn có thể đem tới. Xây dựng niềm tin bằng việc đưa ra các nhận xét của khách hàng cũ, gợi ý, và những đề cử từ bên thứ 3. Đừng chỉ kể, hãy trình bày, chứng minh bằng các hình thức khác như hình ảnh, video…
  • Chỉnh sửa, rà soát nhiều lần sử dụng một chiêu “nhỏ nhưng phải có võ”: Có rất nhiều bản Proposal bị từ chối chỉ vì các lỗi chính tả, lỗi đánh máy, câu văn lộn xộn,.. Bạn nên nhớ rằng, Proposal không những thể hiện ý tưởng mà còn gián tiếp chứng minh cách làm việc của doanh nghiệp . Bản proposal được kiểm soát và chỉnh sửa chỉnh chu luôn luôn đem lại cảm tình  rất tốt đó là thái độ làm việc cẩn thận và tỉ mỉ mà bất kì bản Proposal nào cũng cần phải có.

Lời kết

Vài lời khuyên nhỏ của chúng tôi mong đem lại sự chuẩn bị chu đáo và tự tin cho bản Proposal của bạn. Dù bạn mới tìm hiểu Proposal là gì hay đã có trong tay kha khá kinh nghiệm thì điều tối quan trọng cần có là tâm huyết và mong muốn bạn thể hiện về ý tưởng của mình trong mỗi bản Proposal với từng khách hàng, từng dự án.

Có thể bạn quan tâm:

Thuật ngữ cần biết

proposal, proposal là gì, the proposal, proposal template, proposal mẫu, research proposal, research proposal sample, the proposal vietsub, proposal daisakusen, operation proposal, indecent proposal, xem phim the proposal, project proposal, phim the proposal, proposal meaning, mẫu proposal dự án, business proposal, sponsorship proposal, request for proposal là gì, cách viết proposal, how to write a proposal, proposal sample, phim proposal, proposal design, proposal xin tài trợ, project proposal template, request for proposal, proposal nghĩa là gì, proposal mẫu cho event, mẫu proposal, proposal ring, a modest proposal, the proposal (2009), delicious proposal, research proposal example, proposal mẫu hay, proposal event mẫu, thesis proposal, proposal template powerpoint, research proposal là gì, proposal chubb, xem phim proposal, template proposal, perfect proposal, proposal letter, mẫu proposal đẹp, research proposal mẫu, event proposal, marketing proposal, marriage proposal

Bài viết cùng chủ đề

100 lần tự tìm hiểu cũng không bằng 1 lần được tư vấn




    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *